ERP-Systeme für kleine Unternehmen – welche Vorteile bietet eine Cloud-Lösung?

Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen irgendwann vor der Aufgabe in ihre IT-Struktur zu investieren. Die Gründe dafür können vielfältig sein: Veraltete Software stößt an ihre Leistungsgrenzen, Prozesse laufen ineffizient ab, es mangelt an Transparenz und steigender Wettbewerb erfordert kosteneffizienteres Arbeiten.

Ein modernes ERP-System bietet optimale Voraussetzungen, um den Herausforderungen der Unternehmensdigitalisierung zu begegnen.

Ist der Beschluss dann gefasst, eine neue Unternehmenssoftware anzuschaffen, so sieht man sich als verantwortliche Person schnell mit einer überwältigenden Anzahl von Optionen konfrontiert. Ein sinnvoller erster Schritt ist daher die Entscheidung für eine Cloud- oder On-Premise-Lösung.

Die Unterschiede zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen

Klassische ERP-Systeme wurden in der Vergangenheit On-Premise, also vor Ort implementiert. Dabei erwerben die Nutzenden die Software oder eine entsprechende Lizenz und betreiben diese in eigener Verantwortung auf firmeninternen Servern.

Cloudbasierte ERP-Systeme hingegen werden nicht auf Hardware des nutzenden Unternehmens implementiert, sie sind in der Regel in Rechenzentren des Anbieters installiert. Der Zugriff erfolgt mittels Internet über Webbrowser oder spezielle Apps. Die Verantwortlichkeit für den reibungslosen Betrieb des Systems liegt entsprechend beim Anbieter.

Die Nutzung von ERP-Systemen in der Cloud gewinnt in Deutschland immer mehr an Bedeutung. Dies liegt auch daran, dass kleine und mittelständische Unternehmen ohne größere IT-Infrastruktur durch cloudbasierte Lösungen die Vorteile von ERP-Systemen nun ebenfalls für sich nutzen können.

Ein Blick auf die Vorteile von Cloud-ERP-Systemen lohnt sich also vor der Entscheidung für ein Modell, insbesondere für kleine Unternehmen.

Die Vorteile eines Cloud-ERP-Systems gegenüber einer On-Premise-Lösung:

Vorteil Kostenersparnis:

Durch die Nutzung der IT-Infrastruktur des Anbieters können die Kosten für Hardware wie etwa den Betrieb eigener Server eingespart werden. Da die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb des ERP-Systems beim Anbieter liegt, entfallen zusätzlich auch Personal- und Betriebskosten für Wartung und Instandhaltung. Besonders die Anschaffungskosten (Initialkosten) liegen bei cloudbasierten Lösungen deutlich unter denen einer On-Premise-Lösung.

Durch diese Umwandlung von hohen Anschaffungskosten zu niedrigen laufenden Kosten erhöht sich die Liquidität eines Unternehmens, auch dies ist für kleine und mittelständische Betriebe ein wichtiger Aspekt bei der Einführung eines ERP-Systems.

Vorteil Datensicherheit und Datenschutz:

Die Annahme Firmendaten wären auf Servern im eigenen Haus sicherer als beim Cloud-ERP-Anbieter täuscht. Die Daten werden in der Regel in deutschen Rechenzentren gespeichert, welche hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Physische Barrieren, Kühlsysteme, Brandschutz, 24h-Überwachung, Schutz vor Cyberangriffen, ausfallsichere Netzwerke, zertifizierte Verschlüsselungen, automatische Backups und Notfallwiederherstellung bieten ein Maß an Sicherheit, das für die meisten Unternehmen vor Ort nicht zu erreichen wäre.

Die Datenübertragung zwischen Nutzenden und dem Cloud-ERP findet zudem mit Verschlüsselungsstandards statt, wie auch Banken ihn nutzen. Im Normalfall werden alle Daten in der Cloud zudem DSGVO-konform gespeichert.

Vorteil schnelle Einführung

Die Einführung eines cloudbasierten ERP-Systems läuft im Normalfall deutlich schneller und einfacher ab als die Implementierung einer On-Premise-Lösung. Das senkt nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch den Zeitaufwand für das eigene Personal.

Das Verwenden eines Cloud-ERP-Systems über Webbrowser und Apps sorgt im Normalfall für mehr Benutzerfreundlichkeit und somit eine höhere Akzeptanz. Die hier gewonnene Zeit ist gerade für kleinere Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Faktor.

Vorteil einfache Skalierung

Cloud-Services lassen sich einfacher skalieren als On-Premise-Lösungen. Ändern sich die Anforderungen der Firma an das ERP-System, können bei der Cloud-Lösung Module oder Speicherplatz ohne großen Aufwand hinzu- oder abbestellt werden.

Hohe Kosten für Programmierung bzw. Anpassung entfallen und das Unternehmen bleibt flexibel hinsichtlich genutzter Software. Einige Cloud-ERP-Anbieter nehmen ihren Kund:innen bei Bedarf auch das Kapazitätsmanagement ab, sodass automatisch ausreichende Ressourcen zur Verfügung stehen.

Vorteil Standortunabhängigkeit

Auf ein Cloud-ERP-System kann über einen Webbrowser oder eine entsprechende App von überall auf der Welt zugegriffen werden. Mitarbeiter sind nicht mehr an ihren Arbeitsplatz gebunden, um Daten abzurufen oder einzupflegen. Gerade in kleinen Unternehmen und Start-Ups sind die Angestellten oft geschäftlich unterwegs oder arbeiten von verschiedenen Standorten aus und können diesen Vorteil nutzen.

Vorteil automatische Updates

Cloud-Lösungen werden über automatische Updates immer auf dem neuesten Stand gehalten. Unternehmen verfügen entsprechend immer über neueste Technologien und Funktionen und die aktuellen Sicherheitsstandards. Kleine Firmen ohne eigene IT-Abteilung sparen sich Zeit und Kosten für externe Fachkräfte, welche sonst die Aktualisierungen installieren müssten.

Die Auswahl des richtigen ERP-Systems

Die Entscheidung für eine On-Premise oder Cloud-Lösung kann als erster Schritt für die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems dienen.

Neben funktionalen und technischen Aspekten sollten aber weitere Faktoren berücksichtigt werden wie etwa Anbietersicherheit, Branchenspezifizierung oder die Usability des Systems. Die Basis für eine erfolgreiche ERP-Auswahl sollte immer eine fundierte Anforderungsanalyse darstellen. Diese Analyse dient nicht nur der Identifikation unternehmensspezifischer Anforderungen an das neue ERP-System, sondern kann auch als Meilenstein auf dem Weg in eine digitale Zukunft betrachtet und genutzt werden.

 

 

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