Einführung eines ERP-Systems in KMU: Ablauf und Methoden

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein wichtiger Schritt für KMU, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und eine bessere Übersicht über ihre Ressourcen zu gewinnen. Ein ERP-System integriert alle wichtigen Geschäftsbereiche, wie Finanzen, Personalwesen, Produktion und Lagerverwaltung, in einem zentralen System. So werden eine effiziente Datenverarbeitung und eine bessere Zusammenarbeit im Unternehmen ermöglicht.

In diesem Blogeintrag geben wir euch einen Überblick über die verschiedenen Phasen eines ERP-Projekts und die Methoden bei der Einführung des Systems.

Ablauf der Einführung eines ERP-Systems

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der sich immer an den Gegebenheiten im Unternehmen orientieren sollte und eine sorgfältige Planung erfordert. Entsprechend läuft jede ERP-Einführung zu einem gewissen Maß individuell ab, grundsätzlich lassen sich ERP-Projekte aber in folgende Phasen gliedern:

Phase 1: Anforderungsanalyse

Vor der Einführung eines ERP-Systems, sollte eine gründliche Bedarfsanalyse durchgeführt werden. Dies beinhaltet eine erste Bewertung der Geschäftsprozesse und die Identifikation der Herausforderungen, die mit dem neuen System gelöst werden sollen. Im Idealfall werden in dieser Phase auch bereits technische Anforderungen an das ERP-System in ein Lastenheft überführt und ein Projektteam für die weiteren Phasen bestimmt.

Phase 2: Auswahl des ERP-Systems

Es gibt viele ERP-Systeme auf dem Markt, die für KMU geeignet sind. Ein kleiner Handwerksbetrieb hat andere Anforderungen an ein System als eine mittelgroße Agentur oder ein großes Handelsunternehmen. Auf Basis der Anforderungsanalyse sollte hier eine Vorauswahl getroffen werden. Ladet die vielversprechendsten Kandidaten zu einer Produktdemo ein und entscheidet dann anhand der vorher definierten Kriterien, welches System das richtige ist.

Phase 3: Vorbereitung der Daten

Um in der nächsten Phase eine reibungslose technische Umsetzung zu gewährleisten, sollte sichergestellt werden, dass zu migrierende Daten korrekt und bereinigt vorliegen. Im Normalfall wird der ERP-Anbieter hierfür entsprechende Vorlagen zur Verfügung stellen. Unterschiedliche Migrationstests stellen während der Implementierung sicher, dass das Datenmigrationskonzept funktioniert.

Phase 4: Implementierung

Die Implementierung eines ERP-Systems ist die aufwendigste Phase des ERP-Projekts. Hier muss das System installiert und konfiguriert werden, es findet der Datenimport statt, Schnittstellen werden eingerichtet und individuelle Prozesse im System abgebildet.

Phase 5: Schulungen und Tests

Diese Phase findet parallel zur Implementierung des Systems statt. Im Normalfall werden hier zunächst Mitarbeitende des Projektteams im Rahmen einer Grundschulung für den Umgang mit dem System qualifiziert. Sie stellen später die sogenannten Key-User dar. Aufgabe der Key-User ist unter anderem auch das Testen des ERP-Systems während der Implementierung. Zudem dienen Sie später als Ansprechpartner:innen für die anderen Mitarbeitenden. Diese werden gegen Ende der Implementierungsphase meist in Abteilungsbezogenen Schulungen für ihre tägliche Arbeit mit dem System trainiert.

Phase 6: Überführung in den regulären Betrieb

Sobald das System gründlich getestet wurde und alle Mitarbeitenden geschult sind, kann es in den regulären Betrieb überführt werden. Diesen Zeitpunkt nennt man auch das Go-Live. Die eigentliche ERP-Einführung ist hiermit abgeschlossen, allerdings ist insbesondere in den ersten Wochen noch mit kleineren Anpassungen zu rechnen.

Die Gestaltung der einzelnen Phasen einer ERP-Einführung und der damit verbundene Aufwand sind letztlich von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Hier spielt auch die Vorgehensweise bei der Einführung eine entscheidende Rolle.

Methoden zur Einführung eines ERP-Systems

Die Einführung eines ERP-Systems kann auf verschiedene Arten erfolgen. Meist wird hierbei zwischen der klassischen Methode (auch Big-Bang Ansatz oder Wasserfall Methode genannt) oder der phasenweisen Methode unterschieden. Bei der phasenweisen Einführung kommen meist auch agile Methoden wie Scrum oder Kanban zum Einsatz. Die Wahl der Methode hängt von den Bedürfnissen, der Ausgangssituation und der vorhandenen Ressourcen im Unternehmen ab.

Klassische ERP-Einführung:

Diese Methode sieht vor, dass das komplette ERP-System letztlich in einem einzigen Schritt eingeführt wird. Damit der “Big Bang” nicht wirklich zum großen Knall führt, ist eine sorgfältige Planung bei dieser Art der ERP-Einführung unerlässlich.

Die Vorteile liegen dabei klar auf der Hand: Das ERP-System ist schnell betriebsbereit, die Implementierungskosten sind vergleichsweise niedrig, nach abgeschlossener Datenmigration müssen alle Daten nur noch im neuen System gepflegt werden.

Allerdings birgt die klassische ERP-Einführung auch einige Risiken. Werden bei der Planung mögliche Probleme übersehen, treten diese oft erst zu einer sehr späten Projektphase oder sogar nach dem Go-Live auf. Nachträgliche Änderungen sind dann ggf. komplizierter und verursachen zusätzliche Kosten. Zudem kommen die Mitarbeitenden erst spät in Kontakt mit dem neuen System, dies erfordert ein schnelles Change Management und intensive Schulungen.

Diese Risiken können durch eine phasenweise Einführung mit agilen Methoden eingegrenzt werden.

Phasenweise ERP-Einführung:

Bei der phasenweisen Einführung kann die Implementierung des ERP-Systems beispielsweise nach Modulen des Systems, Geschäftsbereichen oder Standorten erfolgen.

Die Risiken der klassischen ERP-Einführung in einem Schritt können hierbei reduziert werden, da das Gesamtprojekt in überschaubare Teile unterteilt wird. Hierdurch verringert sich die Komplexität des ERP-Projekts und es besteht mehr Zeit für Anpassungen. Erst wenn ein Teilschritt vollkommen abgeschlossen ist, wird die nächste Phase in Form des nächsten Moduls, Geschäftsbereichs oder Standorts eingeleitet.

Durch den längeren Zeitraum des ERP-Projekts können die Gesamtkosten allerdings höher sein als bei einer klassischen ERP-Einführung. Und auch wenn die anfängliche Planung weniger aufwendig ist, erfordert jede Phase sorgfältiges Testen und evaluieren.

Durch diese phasenweise Einführung werden die Mitarbeitenden sukzessive an das neue System herangeführt, hierdurch wachsen Verständnis und Akzeptanz für die neue Software. Allerdings können auch die Motivation oder Fokussierung mit der Zeit nachlassen und Schulungen müssen ggf. mehrfach durchgeführt werden.

Hybridmethode:

Je nach Ausgangssituation und Anforderungen kann eine Kombination aus klassischer und phasenweiser ERP-Einführung sinnvoll sein. Hierbei werden zumeist die für den Geschäftsbetrieb notwendigen Kernbereiche des ERP-Systems in einem Schritt eingeführt und dann phasenweise weitere Prozesse und Geschäftsbereiche angebunden und integriert.

 

Egal, welche Methode für die Einführung eines ERP-Systems gewählt wird, es bedarf einer detaillierten Planung, um sicherzustellen, dass die Einführung reibungslos verläuft.

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