Immer wenn Prozesse Potenzial für eine Optimierung aufweisen. Dieses Potenzial ergibt sich oft aus dem typischen Wachstum von Unternehmen. Workflows, die anfangs auch bei manueller Bearbeitung noch effizient funktionieren, werden mit steigendem Volumen fehleranfällig und binden mehr personelle Ressourcen als notwendig. Die Prozesskosten steigen, die Effizienz sinkt, auf Dauer wird das Unternehmenswachstum gehemmt und es entsteht die Notwendigkeit auf struktureller Ebene zu handeln.

Grundsätzlich können heute alle Unternehmensprozesse optimiert werden. Die Zeiten, in denen aufgrund von Limitierungen der Softwarelösungen nur repetitive Prozesse, wie etwa Produktionsprozesse, einer Prozessoptimierung unterworfen werden konnten sind vorbei. Wiederkehrende Prozesse bieten auf den ersten Blick zwar häufig mehr Potenzial hinsichtlich von Zielen wie Kosteneinsparung, angesichts teils globaler Konkurrenzsituation in denen sich viele Unternehmen heute befinden, kann aber auch die Optimierung eines Kommunikationsprozesses den entscheidenden Wettbewerbsvorteil liefern.

Allgemein sind die Ziele einer Prozessoptimierung die Senkung von Kosten, die Steigerung der Produktivität, die Reduzierung von Ressourcen und Zeitaufwänden, die Verbesserung der Kommunikation oder die Optimierung der Auslastung. Letztlich sind die Zielvorstellungen aber für Ihr Unternehmen individuell festzulegen. Es kann entsprechend auch darum gehen Unfälle zu vermeiden oder Potenzial freizugeben, etwa für die Erschließung eines neuen Absatzmarktes.

BPMN steht für “Business Process Model and Notation” und ist der ISO-zertifizierte weltweit führende Standard zur Modellierung von Prozessen. Mittels BPMN lassen sich Geschäftsprozesse grafisch darstellen, was ein tiefergehendes Verständnis des Prozesses für alle Beteiligten und somit auch eine Optimierung deutlich erleichtert. Die BPMN-Diagramme dienen als Grundlage für die spätere (softwarebasierte) Implementierung des optimierten Prozesses und können zur Ableitung von Anforderungen an Softwarelösungen genutzt werden.

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